Na prática, as empresas terão que enviar periodicamente, em meio digital, as informações para a plataforma do eSocial. Todos esses dados, na verdade, já são registrados, atualmente, em algum meio, como papel e outras plataformas online. No entanto, com a entrada em operação do novo sistema, o caminho será único. Todos esses dados, obrigatoriamente, serão enviados ao Governo Federal, exclusivamente, por meio do eSocial Empresas.

O eSocial, sistema de escrituração digital das obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas, é um projeto do Governo Federal que vai unificar a prestação de informações pelo empregador em relação aos seus trabalhadores (como cadastramento, vínculos, contribuições previdenciárias e folha de pagamento, entre outros), gerido pela Secretaria de Previdência e Trabalho, Secretaria Especial da Receita Federal do Brasil, Instituto Nacional do Seguro Social.

De acordo com a Resolução do Comitê Diretivo do eSocial nº 02/2016 publicada no dia 31/08/2016, no Diário Oficial da União, a implantação do sistema será realizada em duas etapas: a partir de 1º de janeiro de 2018, a obrigatoriedade de utilização do eSocial Empresas será para os empregadores e contribuintes com faturamento apurado, no ano de 2016, superior a R$ 78 milhões. Já a partir de 1º de julho de 2018, a obrigatoriedade será estendida aos demais empregadores e contribuintes, independentemente do valor de faturamento anual.

Por meio desse canal, os empregadores passarão a comunicar ao Governo, de forma unificada, 15 obrigações: GFIP - Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social CAGED - Cadastro Geral de Empregados e Desempregados para controlar as admissões e demissões de empregados sob o regime da CLT RAIS - Relação Anual de Informações Sociais. LRE - Livro de Registro de Empregados CAT - Comunicação de Acidente de Trabalho CD - Comunicação de Dispensa CTPS – Carteira de Trabalho e Previdência Social PPP - Perfil Profissiográfico Previdenciário DIRF - Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte DCTF - Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais QHT – Quadro de Horário de Trabalho MANAD – Manual Normativo de Arquivos Digitais Folha de pagamento GRF – Guia de Recolhimento do FGTS GPS – Guia da Previdência Social

Além de simplificar processos, o que gera ganho de produtividade, o eSocial passará a subsidiar a geração de guias de recolhimentos do FGTS e demais tributos, o que diminuirá erros nos cálculos que, hoje, ainda ocorrem na geração desses documentos. A plataforma garantirá também maior segurança jurídica, com um ambiente de negócio que beneficia a todos, principalmente àquelas empresas que trabalham em conformidade com a legislação. Com a substituição da entrega de diversas obrigações por apenas uma operação, totalmente padronizada, as empresas diminuirão gastos e tempo dedicados atualmente para à execução dessas tarefas. Esse novo modelo traz outras vantagens, como: Registro imediato de novas informações, como a contratação de um empregado; Integração de processos; Disponibilização imediata dos dados aos órgãos envolvidos. Esse novo sistema consiste apenas em uma nova forma de prestação de informação por parte das empresas, e não se confunde com qualquer tipo de regime tributário diferenciado. Como já foi destacado, o eSocial Empresas é resultado de um trabalho coletivo que reúne representantes de órgãos governamentais e das principais categorias econômicas do país. Esse formato foi organizado com o objetivo de disponibilizar uma plataforma de serviço simplificada, desburocratizada e adequada à realidade do setor empresarial brasileiro.

A principal vantagem para o trabalhador será, sem dúvida, maior garantia em relação à efetivação de seus direitos trabalhistas e previdenciários e à maior transparência referente às informações de seus contratos de trabalho. Serão também registradas todas as informações relativas aos pagamentos efetuados ao trabalhador, assim como as informações referentes à sua condição de trabalho, tais como as características do local que desempenha suas funções e os tipos de riscos aos quais está exposto. O eSocial Empresas vai contribuir de forma decisiva para a diminuição de erros nos cálculos que, hoje, ainda ocorrem na geração dessas guias pelos sistemas das empresas.

Além de simplificar a vida das empresas, o eSocial Empresas trará benefícios significativos para o empregado, pois será possível assegurar, de forma muito mais efetiva, o cumprimento dos direitos trabalhistas e previdenciários. A sistematização das informações no eSocial envolve os diversos tipos de relações trabalhistas em vigor no Brasil. Isso significa que trabalhadores celetistas, estatutários, autônomos, avulsos, cooperados, estagiários e sem vínculo empregatício terão suas informações registradas no eSocial. A entrada em operação desse novo procedimento vai contribuir também para uma melhoria na elaboração e tomada de decisão em políticas públicas, bem como na prestação dos benefícios previdenciários aos trabalhadores.  

O eSocial traz, para o formato digital, informações que hoje ainda podem ser registradas em meios ultrapassados e até frágeis, como em livros de papel. Tais dados, que ainda hoje devem ser guardados por longo período de tempo, em até 30 anos, passarão a ser armazenados em um ambiente público, seguro e sem custos para as empresas. As 15 obrigações, fundamentais na relação trabalhista entre empregador e empregado, estarão sistematizadas num único banco de dados. O eSocial Empresas, no âmbito da Receita Federal, faz parte do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), um programa extremamente abrangente de informatização da relação entre a Receita Federal e os contribuintes. O eSocial também inova como modelo de projeto de construção coletiva, que conta com a participação efetiva de vários órgãos governamentais, assim como da sociedade civil. Para o desenvolvimento deste projeto, foi criado o Comitê Gestor do eSocial, formado por um representante de cada instituição participante: Caixa Econômica Federal; Receita Federal; Ministério do Trabalho; Secretaria da Previdência Social e INSS.

Do ponto de vista tecnológico, é um projeto ambicioso e moderno, desenvolvido a partir de técnicas avançadas de sistemas de informação. Casos bem-sucedidos de programas adotados pelo Governo Federal envolvendo o universo empresarial, contribuíram também para o desenho da plataforma do eSocial. Entre eles, a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) e a Contabilidade Digital (ECD), que fazem parte do SPED - Sistema Público de Escrituração Digital, com padrão de excelência reconhecido internacionalmente. A rotina das empresas passará por uma grande transformação, visto que o eSocial vai unificar o envio dos dados referentes às relações de trabalho para o Governo Federal, o que demandará das empresas a integração total dessas informações. A partir daí, a inteligência do sistema adotado vai “agregar” valor a tais dados, visto que será capaz de relacionar as informações, detectar erros. 10. É uma medida de combate à sonegação ou de desburocratização?É uma medida de desburocratização. O objetivo do Governo Federal, ao criar o eSocial, é simplificar a prestação das informações referentes às obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas, reduzindo a burocracia para as empresas. Esse procedimento vai substituir o preenchimento e a entrega de formulários e declarações, atualmente entregues de forma separada a cada órgão. A maior transparência no repasse dos dados para a administração federal resultará na redução dos índices de sonegação.

É uma medida de desburocratização. O objetivo do Governo Federal, ao criar o eSocial, é simplificar a prestação das informações referentes às obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas, reduzindo a burocracia para as empresas. Esse procedimento vai substituir o preenchimento e a entrega de formulários e declarações, atualmente entregues de forma separada a cada órgão.  A maior transparência no repasse dos dados para a administração federal resultará na redução dos índices de sonegação.

O objetivo principal é a desburocratização na prestação das informações pelas empresas relativas ao empregado. O possível aumento de arrecadação da receita virá como um efeito secundário dessa simplificação dos processos, pois vai diminuir os erros ainda cometidos pelas empresas ao preencher formulários, assim como pelo aumento da transparência das informações a serem prestadas à administração federal. Vale ressaltar que em uma ação de fiscalização de Receita Federal, realizada em 2012, com um grupo de empresas que representam cerca de 4% do total do segmento empresarial no Brasil, foi levantado um débito de cerca de R$ 4 bilhões relativo às contribuições previdenciárias recolhidas pelas empresas, mas no valor menor que o devido. Isso não se trata de inadimplência, nem de sonegação, mas sim da contribuição previdenciária calculada no valor menor em relação ao que deveria ter sido recolhido com base na folha de pagamentos apresentada à auditoria, no momento da fiscalização.

Basicamente, serão as mesmas penalidades a que estão sujeitas hoje pelo descumprimento de suas obrigações. Não há cobrança de multas para a empresa que não aderir ao sistema de forma imediata. No entanto, o processamento e quitação das obrigações rotineiras da empresa para com a administração federal ficará praticamente inviável, se ela não se adequar ao eSocial.

Não, muito pelo contrário. De acordo com o Comitê Gestor do eSocial, será desenvolvido um módulo específico para auxiliar os usuários do programa do Microempreendedor Individual (MEI), na qualidade de empregador para o cumprimento de suas obrigações trabalhistas e tributárias. Já na condição de microempreendedor, ele continuará fazendo uso do SIMEI, que é um sistema de pagamento de tributos unificados, em valores fixos mensais. Para este tipo de contribuinte, não há qualquer tipo de mudança prevista.

A participação nessa fase de testes do sistema - iniciada em junho e que ficará disponível ao empregador, inclusive, depois do início da obrigatoriedade - é fundamental para que as empresas possam verificar a adequação de seus processos e suas soluções de tecnologia da informação ao novo modelo de prestação de informação ao governo. Empresas da área de tecnologia da informação e escritórios de contabilidade de várias partes do país estão participando dessa experiência. Os serviços estão disponibilizados na rede, em caráter restrito, para já viabilizar a transmissão de dados das empresas de forma padronizada para o governo federal. Essa ação tem sido fundamental para aprimorar a plataforma, pois dificuldades, erros e inconformidades detectados pelas empresas participantes estão sendo reportados ao comitê gestor para mudanças e adaptações ao formato final do programa. De imediato, as principais medidas que as empresas devem adotar para entrar em conformidade com o eSocial é a qualificação cadastral, a revisão de processos administrativos, bem como a criação de um grupo para cuidar da implantação do sistema.